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18 juillet 2019
FLOTOMOBIL
Car policy Gestion de flotte

La politique automobile, plus communément dénommée la car policy, constitue au sein de l’entreprise dépositaire d’un parc de véhicules un levier stratégique de fidélisation des collaborateurs. De par son appellation, c’est en effet un exercice transversal au sein de l’entreprise, permettant de définir les règles d’utilisation et les procédures d’attribution des véhicules de fonction ou de service aux collaborateurs y ayant accès. Une stratégie qui implique nombre de départements et décisionnaires de l’entreprise et qui se doit d’être mise en place et revue régulièrement en fonction de l’évolution de cette dernière dans un seul objectif d’être efficace en terme de coût et d’utilisation.

Elle gagne de plus en plus d’entreprises du Royaume, suscitant à la fois l’intérêt de la direction, mais aussi et surtout, celui des collaborateurs.

Ces derniers peuvent bénéficier, dans le cadre de leur profession, d’un véhicule de fonction ou de service. Une mise à disposition qui fait partie de cette fameuse politique automobile interne et qui peut être régie par une charte bien précise à savoir la fameuse car policy. Car en fait, il ne s’agit pas seulement d’attribuer un véhicule aux seules fins de faciliter les missions quotidiennes d’un collaborateur, tout dépend des objectifs que souhaite atteindre l’entreprise et aussi du budget qu’elle est en mesure d’allouer à un telle mise à disposition.

Légalement, rien n’oblige à en posséder une, mais sur un plan pratique et comptable, elle se révèle nécessaire pour de multiples raisons, quelle que soit l’entreprise dès lorsqu’elle doit gérer une flotte de véhicules et que ces derniers abattent annuellement du kilomètre.

Ce qui implique des règles de fonctionnement précises qui permettent de fixer les droits et les obligations des collaborateurs, d’éviter des litiges éventuels (entre salariés et employeur) et surtout, et c’est peut-être là le plus important, contrôler le TCO, le coût total de possession de la flotte automobile de l’entreprise.

De l’avis des professionnels, il n’y a pas de car policy spécifique ou de document type, chaque opérateur étant libre de fixer ses propres règles. Une charte qui permet à tout opérateur d’avoir la mainmise sur les conditions et sur les modalités d’utilisation de ses véhicules.

Une charte stratégique

Concrètement, la car policy se construit idéalement entre la direction générale, la direction financière, le service achats, les ressources humaines ; bref les différents départements des collaborateurs concernés.

Plusieurs catégories de véhicules doivent être clairement définies, les commerciaux, techniciens, cadres ou dirigeants n’auront pas forcément les mêmes choix de modèles en raison de leurs profils forcément différents et de leur échelon au sein de leur société.

En somme, cette politique automobile cohérente et valorisante doit être issue d’une réflexion globale où tous les aspects de la relation avec les salariés sont bien pris en compte.

Faut-il préciser aussi que la car policy peut être perçue comme un atout non négligeable à même d’attirer de futures recrues au sein de l’entreprise.

Aussi, parce qu’elle peut être source d’incompréhension entre les collaborateurs de l’entreprise, la politique automobile doit être définie dés l’acquisition du véhicule.

Un budget, une voiture

De l’avis des professionnels, il n’y a pas de car policy spécifique ou de document type, chaque opérateur étant libre de fixer ses propres règles.

Il va de soi que la direction financière doit également être consultée, puisque la politique en termes de véhicules sera déterminée au regard des capacités de l’entreprise qui règle la facture, qu’il s’agisse de louer via un opérateur en location longue durée, ou d’acheter selon la formule de son choix (crédit, leasing…) dans le cas où les véhicules sont la propriété de l’entreprise.

La négociation entre cette dernière, le loueur et l’importateur automobile peut dès lors s’effectuer. Faut-il préciser que tout véhicule de fonction est considéré par l’administration fiscale comme un avantage en nature.

Ce qui peut signifier que le salarié et son employeur supporteront mensuellement des charges sociales et salariales sur une partie du coût total du véhicule.

Le gestionnaire propose…

Et le patron dispose ! Plus sérieusement, l’attribution d’un véhicule de société ou de fonction constitue pour le gestionnaire de flotte un véritable défi, dans la mesure où il doit réaliser des arbitrages de toutes sortes. Il doit notamment maîtriser les coûts, sans pour autant revoir à la baisse la qualité des véhicules proposés.

«La négociation entre l’entreprise, le loueur et le constructeur doit nous permettre de fixer, au regard notamment de la valeur résiduelle, quels véhicules sont les plus à même de répondre au cahier des charges établi en amont», nous explique ce gestionnaire de flotte, responsable d’un parc automobile d’une trentaine de véhicules dans le secteur de la grande distribution.

Il poursuit son propos : «des remises pourront être obtenues en vue d’une potentielle revente au terme du contrat».

Autre facteur déterminant sur lequel insiste notre interlocuteur, la recherche d’un TCO compétitif. Dans cette perspective, l’entreprise pourra par exemple privilégier des modèles à forte valeur ajoutée (robustesse, fiabilité, SAV…) ou en exclure certains qui vont à l’encontre de l’image qu’elle veut diffuser.

Dans le cadre d’une voiture de fonction, les collaborateurs disposent d’une marge de manœuvre, pouvant opter à leur guise, et selon le budget alloué, pour des équipements de confort, passer à la catégorie supérieure moyennant un apport supplémentaire, ou choisir entre plusieurs modèles qui répondront autant à leurs considérations professionnelles que personnelles.

«Tous nos véhicules répondent à un cahier des charges précis et exigeant en termes de prix catalogue et évidemment de TCO. Mais si les finitions des véhicules offrent des prestations intéressantes, nous laissons libre choix à nos collaborateurs d’ajouter des options payantes aux prix négociés», conclut notre gestionnaire de flotte. À charge pour ce dernier de cadrer financièrement l’ensemble.

Connaissances techniques exigées

Outre le volet négociation et l’attribution au collaborateur de son véhicule, reste le suivi technique de ce dernier et son évolution au sein du parc. Ce qui suppose d’en effectuer l’entretien le cas échéant, d’en assurer le lien avec les loueurs ou, si le parc est possédé en propre, d’en revendre les véhicules.

Sur ce point, les responsables de flotte au sein des entreprises ont intérêt à miser sur des modèles bénéficiant d’une valeur résiduelle importante. En effet, ce critère s’avère déterminant dans la composition d’un parc et s’impose comme une donnée principale d’un véhicule acheté ou loué moyennant un contrat LLD.

Aussi, plus un véhicule est prisé sur le marché de l’occasion, plus son coût de détention ou son loyer est faible. Enfin, il est important pour les gestionnaires de conserver un véhicule de fonction comme étant un élément de fidélisation du salarié, avec une vraie politique en matière de ressources humaines.

Légalement, rien n’oblige à en posséder une, mais sur un plan pratique et comptable, elle se révèle nécessaire pour de multiples raisons, quelle que soit l’entreprise dès lorsqu’elle doit gérer une flotte de véhicules et que ces derniers abattent annuellement du kilomètre.

Signez en bas

Reste à coucher sur le papier la politique d’utilisation du véhicule, ce qui se traduit par une définition claire et précise des règles d’utilisation des véhicules, ainsi que les modalités de restitution, les frais de remise en état, le respect des opérations de maintenance et d’entretien, l’utilisation de la carte de carburant, de l’assurance et des franchises qui y sont rattachées. En clair, elle définit ce qui est autorisé et ce qui est interdit. Elle peut préciser par exemple que le conjoint du salarié est habilité à conduire la voiture de service.

L’objectif final de la car policy est d’amener chaque collaborateur à maintenir le véhicule en bon état et à l’utiliser en bon père de famille. Aussi, parce qu’elle peut être source d’incompréhension entre les collaborateurs de l’entreprise, la politique automobile doit être définie dès l’acquisition du véhicule.

Au moment où les salariés feront leur choix de modèle, les gestionnaires de flotte auront tout intérêt à leur présenter en parallèle un mode d’emploi complet à respecter.

Signées par le collaborateur, ces conditions d’utilisation garantiront une meilleure compréhension de l’ensemble des règles à respecter par le salarié. Avec ce mode d’emploi, l’entreprise pourra envisager plus sereinement la gestion de sa flotte.

Ce qu’il faut retenir

  • Concrètement, la car policy est l’ensemble des règles relatives à l’utilisation de véhicules de fonction ou de service dans une entreprise.
  • Elle contient des règles de fonctionnement précises qui permettent de fixer les droits et les obligations des collaborateurs, d’éviter des litiges éventuels (entre salariés et employeur) et surtout de contrôler le TCO, le coût total de possession de la flotte automobile de l’entreprise.
  • Idéalement, elle se construit entre la direction générale, la direction financière, le service achats, les ressources humaines ; bref les différents départements des collaborateurs concernés.
  • Dans le cadre d’une voiture de fonction, les collaborateurs disposent d’une marge de manœuvre, pouvant opter à leur guise, et selon le budget alloué, pour des équipements de confort, passer à la catégorie supérieure moyennant un apport supplémentaire, ou choisir entre plusieurs modèles qui répondront autant à leurs considérations professionnelles que personnelles.
  • L’objectif final de la car policy est d’amener chaque collaborateur à maintenir le véhicule en bon état et à l’utiliser en bon père de famille.

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