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24 juillet 2021
FLOTOMOBIL
TCO

Le concentré !

Pour toute entreprise, selon sa taille et son activité, la recherche des coûts cachés est un défi au quotidien pour optimiser dans l’ensemble sa rentabilité. La gestion du parc automobile n’échappe pas à cette règle. Qu’il soit loué ou en propriété, il peut constituer l’un des postes fonctionnels les plus importants en matière de frais fixes et de coûts invisibles. Quand bien même complexe serait-il à piloter, il pourrait être mieux maitrisé grâce à une meilleure organisation, à des outils efficaces et à certaines actions préventives qui peuvent être entreprises et avoir ainsi une valeur ajoutée visible sur le moyen/long terme. Nous vous proposons à travers ce dossier un concentré de pistes clés d’optimisation du parc auto sur la base d’idées reçues émanant de différents acteurs de la gestion des véhicules d’entreprises.

L’optimisation du TCO (Total Cost of Ownership) d’un parc automobile repose sur un ensemble de paramètres et nécessite une adéquation entre le format du parc et les besoins tant de l’entreprise que des collaborateurs.

Néanmoins, la complexité et la multiplicité des sujets liés à la gestion du parc automobile font souvent reculer les entreprises dans leurs actions d’optimisation, et le contexte macro-économique actuel pousse les dirigeants à réfléchir à des actions permettant aussi bien la baisse des coûts que la flexibilité et la concentration sur les objectifs stratégiques.

Quoi qu’il en soit, mettre en œuvre une gestion dynamique de son parc, c’est générer les économies d’aujourd’hui et préparer demain !

L’organisation comme porte d’entrée

Aussi chronophage soit-elle, la qualité de la gestion du parc automobile est bien souvent liée à la taille de l’entreprise. Par ailleurs, les coûts cachés que peut engendrer la gestion d’une flotte ne se limitent pas qu’aux véhicules.

Le choix de ces derniers par le service des achats, leur attribution en tant que voitures de fonctions ou de service selon les postes par les ressources humaines, le calcul des coûts mensuels par le service financier…

Toute l’entreprise est concernée par le parc automobile et une mauvaise coordination entre les services peut engendrer des surcoûts à maitriser. Ce qui peut aussi être le cas lorsqu’il s’agit d’une organisation multi-site ou de structures juridiques différentes.

Fréquemment, la gestion du parc auto est confiée à des ressources internes (services moyens généraux, assistantes…), certes polyvalentes, mais dont ce n’est pas la mission principale. Du coup, leur intervention se limite à des tâches récurrentes se résumant à solliciter le même loueur/concessionnaire à chaque renouvellement, déclarer le sinistre à l’assureur, gérer les amendes, récupérer les kilométrages sur Excel…

Résultat : la gestion de la flotte automobile peut en effet être dégradée et, par manque de compétences, des surcoûts cachés peuvent en découler.

A contrario, lorsque la mission est confiée à un gestionnaire de parc, généralement dans des organisations disposant d’au-delà de 80 véhicules, le parc automobile est géré au cordeau avec un vrai travail de remise en question des fournisseurs, de la qualité de service des loueurs ou concessionnaires, d’une structuration de l’activité (car policy, procédures internes de renouvellement de véhicules), d’exceptions à gérer …

In fine, une centralisation des décisions liées au parc automobile et une bonne organisation autour d’un gestionnaire de flotte automobile officiel, peuvent faire gagner l’entreprise en efficacité et lui faire optimiser des coûts cachés se répercutant négativement sur le bilan annuel.

S’armer de bons outils de suivi des véhicules permet au gestionnaire de parc automobile d’être alerté quant aux échéances des prochaines vidanges et autres entretiens courants, mais aussi pour accéder à l’historique de toutes les pannes rencontrées, et ainsi les prévenir.

Données centralisées dans l’outil adéquat

Plus la taille de la flotte automobile évolue, plus la nécessité d’adopter un outil de gestion de parc auto est nécessaire pour mieux contrôler les coûts tout en optimisant la rentabilité du parc.

Pour ce faire, nombreux sont les fournisseurs qui ne manquent pas d’innovations à ce sujet et proposent à leurs clients des outils performants et de véritables systèmes d’aide à la décision de gestion de parc automobile.

Des solutions permettant au gestionnaire de flotte d’automatiser les tâches habituellement manuelles, d’avoir une vision globale et consolidée de la flotte gérée, avec des tableaux de bord intégrant tous les postes de dépenses (coûts et factures), accédant et analysant les rapports, les statistiques et les données administratives, économiques et financières de la flotte, afin de relever les anomalies d’utilisation des véhicules, d’identifier les postes les plus couteux ainsi que les potentiels leviers d’optimisation des dépenses dans le but ultime de réduire le fameux TCO ( Total cost of ownership).

S’appuyer sur un bon outil de gestion de parc automobile permettra à l’entreprise d’augmenter la productivité du personnel, d’améliorer sa rentabilité ainsi que la collaboration entre les intervenants.

Quid des frais annexes liés aux véhicules en LLD ?

Pour les entreprises détenant un parc automobile en location longue durée (LLD), ce qu’il faut retenir c’est que les montants des loyers sont déterminés selon deux paramètres variables importants à savoir la durée et le kilométrage.

Néanmoins et même si le contrat LLD au départ est correctement dimensionné, il n’est pas rare qu’au long du cycle de vie du parc automobile, l’utilisation réelle des véhicules évolue , engendrant ainsi des écarts à la loi de roulage contractuelle : Elle a pour causes les changements de poste ou d’étendue d’activité, les embauches et les démissions de collaborateurs, changement d’attribution du véhicule, les changements de situation personnelle ( déménagement, arrêt maladie, congés, maternité..). Cela peut concerner chaque année 20 % d’une flotte d’un usage assez intensif. Ainsi, l’entreprise peut payer des frais supplémentaires à date de restitution contractuelle en cas de sur roulage, et les réajustements augmenteront le coût global de location.

Par ailleurs, en cas de sous roulage et que le véhicule ait parcouru un kilométrage inférieur à celui prévu contractuellement, l’entreprise peut perdre une grande partie de l’avantage du lissage des coûts.

Pour prévenir ces désagréments et contribuer à la maîtrise des coûts, Il est alors de l’intérêt de l’entreprise de demander au loueur un avenant au contrat LLD pour définir un nouveau montant du loyer conforme à l’usage réel du véhicule. Sous réserve que la possibilité d’obtenir des avenants soit effective et déjà négociée et établie dans le contrat-cadre avec le loueur.

De ce fait, sur la durée du contrat, cette solution est globalement plus économique que le paiement des kilomètres supplémentaires, sinon la non-consommation des kilomètres non parcourus au moment de la restitution. Elle préserve l’intérêt du lissage des coûts de la location en évitant de gros ajustements financiers en fin de contrat qui peuvent atteindre plusieurs milliers de dirhams.

Néanmoins, il va sans dire qu’une anticipation du kilométrage doit être effectuée au préalable, même si la pro-activité est très faible, vu que les gestionnaires de parc sont rarement informés en amont des évolutions de mission des conducteurs et que les conducteurs/managers ne sont pas forcément sensibilisés par ces questions.

Quoi qu’il en soit, grâce aux cartes de carburants et à la télématique, le gestionnaire de parc peut récupérer automatiquement l’évolution des kilométrages par véhicule, et peut ainsi analyser les tendances kilométriques, afin d’évaluer au plus juste les besoins de chaque collaborateur, tout en anticipant au mieux l’évolution probable de l’activité. Si l’utilisation est très faible, il peut être plus intéressant d’envisager le système d’indemnités kilométriques pour les salariés qui ne sont quasiment jamais en déplacement.

Quant au point relatif à la durée de location, si la date de restitution est anticipée, quel que soit le kilométrage, le loueur facture des frais de restitution anticipée très importants. Il convient dans ce cas de bien simuler le coût complet avant de décider de restituer le véhicule. Il peut y avoir d’autres solutions comme le rachat ou la réaffectation interne.

Quelle que soit l’issue, il est toujours financièrement plus intéressant de se positionner en amont de l’événement plutôt que le subir.

Il est toujours financièrement plus intéressant de se positionner en amont de l’événement plutôt que le subir.

Un parc en bon état

Disposer d’un parc en bon état, peut générer des gains non négligeables. Usure des plaquettes de frein, batterie à plat, feux défectueux… la durée de vie des pièces d’un véhicule est limitée.

Ainsi, toutes les pannes, qu’elles soient plus ou moins graves, engendrent des coûts imprévus en réparation mais aussi, de potentielles pertes financières liées à l’immobilisation des collaborateurs en fonction du secteur d’activité et du champ d’utilisation du véhicule.

Il va sans dire qu’un entretien régulier permet de réduire la fréquence des pannes. S’armer de bons outils de suivi des véhicules permet au gestionnaire de parc automobile d’être alerté quant aux échéances des prochaines vidanges et autres entretiens courants, mais aussi pour accéder à l’historique de toutes les pannes rencontrées, et ainsi les prévenir.

La deuxième variable dans ce contexte qui peut constituer aussi une source de coûts cachés pour l’entreprise, consiste à remettre le véhicule en bon état lors de sa restitution en fin de contrat LLD. En effet, près de 30% des véhicules restitués aux loueurs subissent des frais de remise en état avec des facturations supplémentaires dues à des dommages ou manques dans la carrosserie, la peinture, le pneumatique, l’habitacle, les surfaces vitrées, les équipements…

De nombreuses entreprises acceptent de payer ces coûts sans aucune action interne vis-à-vis des conducteurs concernés, ni échange avec le loueur pour contrôler la justesse des montants facturés. Il convient tout d’abord de mettre en place un processus et des outils automatiques afin de pourvoir mesurer ces montants tant au global qu’au détail, mais aussi de faire un pré-diagnostic avec le loueur, quelques mois avant la restitution, afin d’effectuer les réparations nécessaires et réaliser ainsi des économies.

De même qu’une palette d’actions peut être entreprise en interne, tels que des actions RH sur les conducteurs en les pénalisant ou les récompensant, des stages d’éco-conduite et de sensibilisation afin de réduire la sinistralité, l’engagement d’une politique exigeante en matière d’entretien et de lavage des véhicules de fonction…

Autant d’actions en fonction de la politique de l’entreprise qui peuvent contribuer au maintien des véhicules en bon état par les conducteurs, et optimiser ainsi les coûts cachés liés à ce poste.

Agir sur la sinistralité, en engageant des actions de sensibilisation du conducteur en interne, en mettant un bon plan de prévention avec  l’implication du management de l’entreprise dans son application et son suivi quotidien, peut aider à réduire significativement les coûts cachés.

La maîtrise du Carburant

Les tarifs des variables liés à la gestion de flotte automobile ne sont pas fixes, ils évoluent constamment et souvent à la hausse. L’autre poste de frais qui représente 20% du coût de détention d’un véhicule, qu’il soit acheté ou loué, n’est autre que le carburant, et s’il est compliqué d’anticiper l’évolution de son prix, certaines manœuvres peuvent aider à optimiser son coût, notamment lors de la définition de la car policy et le choix de véhicule ainsi que sa motorisation.

En effet, certains Diesel proposent actuellement des rendements largement supérieurs à l’essence ou au couple essence-électricité. Une amélioration d’1 litre aux 100 km entre un véhicule qui consomme 5 litres aux 100 Km et un autre véhicule qui consomme 4 litres aux 100 km pour un roulage de 35.000 km par an, peut dégager près de 20% d’économie sur le poste carburant.

Ce qui reste particulièrement intéressant dans le cas de grandes flottes automobiles. De même qu’il est important de définir certaines règles dans la charte véhicules de l’entreprise, ainsi que de les faire signer et approuver par les collaborateurs lors de l’attribution du véhicule de fonction, comme par exemple, plafonner les dépenses à l’aide des cartes de carburant proposées par les prestataires et être informé sur les anomalies d’utilisation via des alertes SMS et/ou mail, l’utilisation ou non de la voiture de fonction le week-end ou pendant les périodes de vacances….

Le coût du parc, c’est aussi une question de politique d’entreprise et de management.

Définition des besoins en assurance

Des plus petits accrochages aux accidents plus graves, plus les collaborateurs parcourent annuellement d’importants kilométrages au volant de leurs véhicules d’entreprises, plus le facteur risque lié à un accident de la circulation se multiplie.

Ce qui augmente la franchise et impacte négativement la facture relative au renouvellement de la prime d’assurance. Quoi qu’il en soit, ce n’est pas le seul coût caché lié à l’assurance automobile. Des frais supplémentaires peuvent être engendrés si certaines clauses du contrat ne sont pas bien déterminées ou mal adaptées.

Citons le cas de l’assistance qui est aujourd’hui un service incontournable pour les flottes d’entreprises, et où l’offre des assureurs se perfectionne de plus en plus en vue d’améliorer la prise en charge des véhicules accidentés, volés ou incendiés, en fonction du contrat d’assurance souscrit. Si la distance d’intervention de l’assistance minimale par rapport à l’entreprise ou à l’endroit de l’intervention liée au sinistre n’est pas définie dans les clauses du contrat, cela peut engendrer des coûts en plus pour l’entreprise.

De même que la définition des conditions d’obtention d’un véhicule de remplacement en fonction de chaque type de sinistre où la durée peut varier, s’avère importante pour anticiper de probables coûts cachés. Notamment si la durée de la mise à disposition du véhicule de remplacement est courte par rapport au sinistre, et que l’entreprise soit contrainte de louer une autre voiture en location courte durée, surtout qu’un véhicule de remplacement permet de réduire l’impact de l’accident sur l’activité de l’entreprise.

Pour les entreprises détenant un parc automobile en location longue durée, l’assurance, l’assistance et la mise à disposition d’un véhicule de remplacement sont des services proposés et pris en charge par le loueur et où leur coût est pris en compte dans les mensualités du loyer.

En conclusion, agir sur la sinistralité, en engageant des actions de sensibilisation du conducteur en interne, en mettant un bon plan de prévention avec  l’implication du management de l’entreprise dans son application et son suivi quotidien, peut aider à réduire significativement les coûts cachés relatifs à ce poste.

Mettre en œuvre une gestion dynamique de son parc, c’est générer les économies d’aujourd’hui et préparer demain !

Pneumatique, levier d’optimisation

Éléments stratégiques dans la politique d’optimisation des coûts dans l’entreprise, les pneus prennent de plus en plus de poids dans les budgets flotte.

Si ce constat paraît évident, de nombreuses entreprises n’ont pas encore déployé de méthodes précises pour appréhender l’évolution de leur flotte et de ses coûts afin d’éviter dérives et coûts cachés. Il va sans dire que le choix de pneus performants, le suivi régulier de ces équipements, ainsi que l’adoption des bons comportements par les conducteurs, sont les maîtres mots pour éviter de graves dommages matériels et humains.

En matière d’optimisation du budget pneus, la pression constitue l’élément fondamental. Et pour cause : une pression insuffisante d’environ 20 %, soit un sous-gonflage de 0,5 bar, entraîne l’augmentation de la résistance du pneu au roulement et par conséquent, une baisse de 20 % de sa durée de vie et une hausse de 2 à 3 % des consommations de carburant, sans parler du risque d’accidentologie.

Le responsable de flotte doit vérifier aussi le degré d’usure des pneus, et procéder ainsi à démonter ceux qui sont en bon état pour les remonter sur un autre véhicule, dans le but d’optimiser les dépenses. Pareillement, cet exercice peut aussi générer des économies quand le nombre de pneus prévus dans le contrat de location longue durée n’a pas été obligatoirement consommé.

Si ces quelques astuces sont connues par les professionnels de la gestion de la flotte, leur application demeure primordiale pour réduire davantage les coûts et contribuer ainsi à l’optimisation du TCO.

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David JEREMIE

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