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21 septembre 2019
FLOTOMOBIL

Restitution des véhicules d’entreprises : L’optimisation par la gestion anticipée

Financement/Location/Fiscalité Gestion de flotte

Pour une flotte automobile en location longue durée, qui dit restitution dit frais de remise en état et coûts cachés. Comment les anticiper, ou mieux, les minorer ? La réponse semble assez simple : Restituer les véhicules dans un état correct. Pourtant dans la pratique, cette étape est loin d’être anodine. Si les solutions émergent pour éviter les problèmes liés aux fins de contrat, s’informer, définir des processus clairs avec les loueurs et surtout sensibiliser les conducteurs en interne demeurent primordiales pour prévenir…plutôt que guérir.

Au terme de l’année 2018, le marché de la location longue durée au Royaume a affiché une croissance de 5,5% par rapport à l’année d’avant, ce qui revient à conclure que les entreprises optent de plus en plus pour cette formule afin d’externaliser la gestion de leur flotte automobile et préfèrent se focaliser sur leur corps de métier.

En effet, la LLD permet de financer, moyennant des mensualités maitrisées, l’usage et l’exploitation d’un ou de plusieurs véhicules qui sont loués sur une période allant de un à cinq ans pour un kilométrage déterminé.

Une offre de service qui permet à toute entreprise d’éviter les risques, les coûts de possession, ainsi que les contraintes liées à l’entretien, l’assurance, le changement de pneus, l’assistance, voire la mise à disposition de voiture de remplacement en cas de sinistre ou d’immobilisation de véhicule… et enfin se décharger de tout ce qui est revente dans le marché de l’occasion.

De même que sur le plan comptable, cette option permet à l’entreprise de simplifier sa gestion financière avec un coût fixe et une écriture comptable unique. Autant d’avantages proposés in fine par les loueurs offrant une facilité d’usage et de mobilité dont il est parfois difficile de s’en passer.

En revanche, la restitution d’un véhicule en fin de contrat de location longue durée est une phase qui rebutent certains décideurs, et fait souvent figure d’épouvantail pour les entreprises; considérant cette dernière étape du cycle de vie du véhicule, comme une échéance où des frais de restitution pas souvent budgétisés devront peser sur son bilan financier et compromettre les efforts fournis par les gestionnaires de parc automobile pour optimiser le fameux TCO (Total Cost of Ownership).

Alors que pour les loueurs, particulièrement pointilleux et regardant sur l’état de restitution des véhicules dont ils sont propriétaires, qui doit se rapprocher au plus prés de ce que l’on appelle «l’état standard», redoutent de récupérer des épaves qu’ils auront du mal à revendre dans un marché d’occasion déjà assez complexe, et optent ainsi pour la facturation des entreprises de ces fameux frais de remise en état qui consistent en un langage simple, à estimer le manque à gagner sur la revente du véhicule compte tenu de son état dégradé.

Un contrat établi entre deux protagonistes dont les motivations divergent, et le tout est de clarifier les termes du contrat et d’anticiper chaque étape en prenant impérativement certaines initiatives en amont, notamment en interne, et ce, tout au long de la durée d’utilisation du véhicule loué.

Une restitution à négocier à la signature du contrat LLD

Il est à rappeler que dans le cadre d’une location d’un véhicule en longue durée, le loueur prend des risques financiers sur sa valeur résiduelle, qui est déterminée au démarrage du contrat en considérant que le véhicule sera restitué en état standard.

Par définition, un véhicule en fin de location est un véhicule usagé. Néanmoins, il convient de distinguer l’usure normale qui entre dans le cadre d’un état standard, prenant en considération l’âge du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus, de l’usure anormale ou des dommages subis lors d’un sinistre non réparé.

Si le véhicule restitué est dans un état plus dégradé que prévu, il subira une sur-décote et sa valeur de revente sur le marché de l’occasion sera dépréciée.

Dans ce sens, les loueurs facturent aux entreprises lors de la phase de restitution, les frais de remise en état qui représentent la différence entre l’état standard et l’état réel du véhicule afin de contrebalancer la perte de valeur à la revente.

Néanmoins, pour l’entreprise, la règle de bon sens suppose de connaitre les procédures de restitution avant la signature du contrat de location longue durée afin de garantir des fins de parcours sans surprises ou désagréments.

Certains loueurs, reconnaissants que cette étape méritait d’être mieux améliorée, jouent de ce fait la carte de la transparence en partageant avec leurs clients un guide de restitution qui peut servir de référentiel.

Illustré par des exemples de prises photographiques réelles ainsi que les mesures des usures et dommages qui peuvent faire objet ou non de facturation, ce dernier définit les seuils de tolérance du loueur ainsi que le pourcentage de participation de l’entreprise locataire pour la remise en état des éléments dégradés.

À noter que la grille de dépréciation varie d’un loueur à un autre selon son cahier des charges, ce qui fait que le coût de la restitution n’est pas forcément le même chez les acteurs de la location.

Les loueurs facturent aux entreprises lors de la phase de restitution, les frais de remise en état qui représentent la différence entre l’état standard et l’état réel du véhicule afin de contrebalancer la perte de valeur à la revente.

La prévention avant tout

Une fois parvenus à un modus vivendi, il faut s’assurer que le véhicule restitué ne soit pas dégradé au-delà de cet état standard.

Pour cela, il est nécessaire de contrôler régulièrement les véhicules en faisant un état des lieux ainsi qu’un audit au moins une fois par an, si ce n’est tous les six mois et ce, en énumérant les différents points à vérifier pour éviter toute surfacturation ou complication lors de la restitution.

Lesdits points concernent tout d’abord, naturellement, l’aspect extérieur du véhicule, au premier rang desquels se trouvent les jantes, qui restent onéreuses à la réparation et coûteuses au remplacement.

Si ces dernières ne sont pas conformes à celles fournies lors de la livraison du véhicule, visiblement déformées ou affichant des rayures de plus de 30mm de longueur et/ou de profondeur supérieure à un 1mm suite à un coup de trottoir par exemple, leur remise en état est facturée à 100% à l’entreprise. Quant aux enjoliveurs, les dommages peuvent être pris en charge par le loueur, à condition qu’ils ne soient pas cassés et que la voiture ait bien les quatre équipés d’origine.

Il est à noter que la loi interdit la commercialisation des véhicules dont les pneumatiques sont usés à plus de 50%. Dans ce cas, leur remplacement est à la charge de l’entreprise ; à moins que cette dernière ait déjà négocié un crédit suffisant pour le rechange de pneus dans le cadre du contrat LLD.

Autre point sensible : le vitrage. Nulle autre alternative que de remplacer un pare-brise fêlé, cassé ou représentant des impacts dans les zones de visibilité du conducteur ou du passager. Les dommages sur les optiques, les phares et les feux peuvent être tolérables par le loueur s’ils se limitent à de petits coups. Sont facturables à l’entreprise s’il s’agit de fissures, de trous permettant la pénétration de l’humidité ou de rayures influant sur l’apparence du véhicule ou l’efficacité de l’éclairage.

Vient ensuite la carrosserie : les griffes ou éraflures de moins de 30mm n’ayant pas entamé le vernis et pouvant être éliminées par polissage, les bosses (au maximum 2 par élément de carrosserie) de moins de 20mm de diamètre et/ou moins de 2mm de profondeur sans dégradation de la peinture, ou encore les impacts de gravillons sans trace de corrosion, sont tous considérés comme étant liés à une usure normale acceptable lors de la restitution et ne font pas l’objet d’une facturation complémentaire de dépréciation.

Le cas échéant, pour des chocs assimilés à un sinistre, des rayures ou des impacts profonds, le dépôt de logos, peintures publicitaires ou encore des pare-chocs cassés ou déformés; impactant la présentation générale du véhicule et nécessitant au moins une nouvelle projection de peinture, sont des dommages que le gestionnaire de flotte se doit de réparer au fil de l’eau, et ce avant la restitution pour une bonne maîtrise des frais, plutôt qu’attendre la facturation de remise en état en fin de contrat qui revient souvent plus chère à l’entreprise.

Aussi, l’intérieur n’est pas des moindres à négliger. Tout état qui sort de l’usure normale tenant en compte l’âge et le kilométrage du véhicule, en l’occurrence, les tâches permanentes, les trous de cigarettes, les mauvaises odeurs nécessitant un nettoyage, les déchirures sur les revêtements du véhicule, les rayures sur les matériaux, ou encore des éléments détériorés ou manquants (autoradio, ceinture de sécurité, double des clés, carnet d’entretien ou la notice d’utilisation..) sont tous des dommages qui pèsent sur la facture de restitution, vu qu’ils impactent négativement la valeur résiduelle du véhicule, handicapant ainsi sa revente dans le marché de l’occasion.

Il est nécessaire de contrôler régulièrement les véhicules en faisant un état des lieux ainsi qu’un audit au moins une fois par an.

Le conducteur, le sésame du problème

La solution la moins coûteuse et la plus efficace consiste à éviter d’endommager le véhicule souscrit en LLD.

Pour cela, les gestionnaires de flottes ou les décideurs au sein de l’entreprise locataire, n’ont rien de mieux que de capitaliser sur les collaborateurs et de traiter la fin du contrat en amont via une sensibilisation des conducteurs et des formations, un accompagnement d’éco-conduite, la prévention du risque routier ou encore des primes de récompenses pour les meilleurs conducteurs.

Faut-il préciser que le véhicule reste un outil de travail permettant à ses usagers d’exercer les fonctions pour lesquelles ils ont été recrutés en toute mobilité.

Et à ce sujet, ne serait-il pas plus judicieux d’entamer cette prévention dés lors du recrutement ! Avec une charte d’utilisation du véhicule, exigeant son entretien tout au long de son usage dans le cadre du contrat LLD, tant pour la propreté que pour le respect des révisions, et rappelant la conservation de ce dernier en un bon état de marche et de présentation à l’image de l’entreprise.

Gare au kilométrage en surplus !

Les mensualités des contrats de LLD se négocient évidemment sur la base d’une durée, mais aussi prévoient un kilométrage total au terme de l’engagement, qui détermine principalement la valeur de revente du véhicule.

Le gestionnaire de flotte au sein de l’entreprise locataire doit veiller à ce que le nombre de kilomètres contractuel soit impérativement respecté, sous peine d’alourdir le coût final du véhicule en payant des pénalités.

Des frais conséquents et douloureux que l’entreprise se verra contrainte de payer à la restitution, qu’aucune bonification n’est prévue dans le cas inverse si le nombre de kilométrage prévu n’a pas été atteint.

Toutefois, certains gestionnaires de parc auto réussissent après négociation, à convainque les loueurs dans le cadre d’une flotte, de faire une péréquation entre les véhicules qui ont peu roulé et ceux qui ont dépassé l’objectif kilométrique, ou encore de faire des ajustements des mensualités, au cours du contrat LLD, pour les véhicules dont le kilométrage contractuel a été sous-évalué ou surévalué, mais cela dit toujours dans la perspective du renouvellement du parc avec le même loueur.

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